Informacja w przedmiocie praw i obowiązków w zakresie przetwarzania danych osobowych przez Spółdzielnia Mieszkaniowa „JELONKI”

Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „JELONKI”, ul. Powstańców Śląskich 4A, 01-354 Warszawa (dalej „Spółdzielnia”).

Z administratorem danych można kontaktować się:

e-mail: iod@smjelonki.pl
adres: ul. Powstańców Śląskich 4A, 01-381 Warszawa

Powyższe dane kontaktowe są właściwe do kontaktu we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Spółdzielnię.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych:

e-mail: iod@smjelonki.pl
adres: ul. Powstańców Śląskich 4A, 01-381 Warszawa

Spółdzielnia przetwarza dane osobowe w ramach wykonywania ustawowych zadań nałożonych na Spółdzielnię Mieszkaniową, a także w związku z realizacją zawartych umów oraz w ramach prowadzonej ze Spółdzielnią korespondencji.

Spółdzielnia pozyskuje dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością oraz przetwarza dane osobowe: Członków Spółdzielni, Mieszkańców zasobów mieszkaniowych nie będących członkami, Najemców, Dzierżawców, Pracowników i Kandydatów do pracy, Wykonawców lub Kontrahentów i ich pracowników, oraz innych osób.

W przypadku Kontrahentów Spółdzielnia przetwarza dane osobowe zwykłe. Jeżeli z jakiegoś powodu zostaną przekazane Spółdzielni szczególne kategorie danych osobowych i/lub dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych jeżeli ich przetwarzanie nie będzie bezwzględnie koniecznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa to Spółdzielnia niezwłocznie usunie te dane osobowe.

W ramach wykonywania ustawowych zadań nałożonych na Spółdzielnię, może przetwarzać wszystkie kategorie danych osobowych: dane osobowe zwykłe, szczególne kategorie danych osobowych oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych. Jeżeli ich przetwarzanie nie będzie bezwzględnie koniecznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa to Spółdzielnia niezwłocznie usunie te dane osobowe.

Dane osobowe mogą być przetwarzane jeśli przepisy prawa wymagają od Spółdzielni przetwarzania danych osobowych dla celów podatkowych i rachunkowych oraz innej sprawozdawczości.

Dane osobowe są przetwarzane w ramach treści wprowadzanych do funkcjonującego w Spółdzielni oprogramowania i aplikacji wspomagających pracę Spółdzielni.

Dane osobowe mogą być pobierane z systemów innych podmiotów i instytucji( np. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy, inne).

Dane osobowe przetwarzane są jedynie w celu wykonywania ustawowych zadań nałożonych na Spółdzielnię przepisami prawa oraz w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania  Spółdzielni, tj. w celu wykonania zawartych umów, względnie na podstawie uzasadnionego interesu Spółdzielni.

Spółdzielnia w zależności od sprawy z jaką się do niej zwraca wymagać może, w szczególności podania imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, adresu do korespondencji, w tym adresu do korespondencji wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej bądź krajowego Rejestru Sądowego, PESEL, NIP, informacji o stanie majątkowym.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, Spółdzielnia może wymagać innych danych niezbędnych np.: na cele związane z prowadzonym postępowaniem, ze względów rachunkowych lub podatkowych, na potrzeby procesu rekrutacji.

Spółdzielnia może przekazać dane osobowe organom publicznym oraz innym podmiotom jeżeli jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa i/lub konieczne w celu wykonania nałożonych na Spółdzielnię obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Spółdzielnia przechowuje dane osobowe przez czas niezbędny do wykonania wszelkich praw i obowiązków oraz dochodzenia roszczeń z łączących Spółdzielnię stosunków prawnych.

Dane osobowe mogą być przechowywane dla celów załatwiania skarg i wniosków innych niż złożonych w toku prowadzonych przez Spółdzielnię postępowań, prowadzenia korespondencji, zapobiegania nadużyciom i oszustwom i innym czynom zabronionym, dla celów statystycznych i archiwizacyjnych przez okres 5 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub zdarzenia powodującego konieczność takiego przetwarzania.

Jednocześnie, w celu rozliczalności Spółdzielnia będzie przechowywać dane przez okres, w którym Spółdzielnia zobowiązana jest do zachowania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów (np. dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne).

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie będzie to wywoływać wobec osób, których dane dotyczą żadnych skutków prawnych w postaci automatycznego zawarcia umowy, obciążenia prawami bądź obowiązkami lub w podobny sposób istotnie wpływać na sytuację osoby, której dane dotyczą.

Profilowanie danych osobowych przez Spółdzielnię może polegać na przetwarzaniu danych osobowych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

1. dostępu – uzyskanie od administratora danych potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzani (art. 15 RODO)
2. do otrzymywania kopii danych – uzyskanie kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust 3 RODO);
3. do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
4. do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO)
5. do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
6. do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawne uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
7. do cofnięcia zgody – w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.
8. do ograniczonego przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania;
3. administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia , dochodzenia lub ochrony roszczeń;
4. osoba której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw osoby, której dane dotyczą;

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba której dane dotyczą, powinna skontaktować się z, wykorzystując dane kontaktowe, z administratorem danych osobowych i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować się bezpośrednio z inspektorem danych osobowych administratora:

1. pod adresem korespondencyjnym: ul. Powstańców Śląskich 4A, 01-381 Warszawa;
2. pod adresem poczty elektronicznej: iod@smjelonki.pl

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

1. w formie pisemnej: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie WWW: https://www.uodo.gov.pl
3. telefonicznie: (22) 531-03-00

Akty prawne powoływane w klauzuli

1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochronny osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119);
2. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017 poz. 1219 z późn. zm.);
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1994 r Kodeks Cywilny (Dz.U. 2018 poz. 1025 z późn. zm.);
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego (Dz.U. 1964 Nr 43 poz. 296 z późn. zm.);
5. Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze (Dz. U. 1998 Nr 30 Poz. 210 z późn. zm.);
6. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. 2001 Nr 4 Poz. 27 z późn. zm.);